Bài hướng dẫn thực tế về quan hệ công chúng (PR) dành cho các công ty khởi nghiệp (startup) này bao gồm các kỹ thuật nâng cao & hiểu biết sâu sắc từ các chuyên gia trong ngành sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình bằng PR.
Quan hệ công chúng (PR) là gì?
Quan hệ công chúng (Public Relation), hay nói ngắn gọn là PR, là sự thông báo cho các bên liên quan về một tổ chức, đồng thời hình thành những ý kiến, cái nhìn tích cực về thương hiệu bằng cách thực hiện truyền thông chiến lược. Về cơ bản, quan hệ công chúng cho các công ty khởi nghiệp là sử dụng các kênh truyền thông khác nhau để tạo dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu. Nói theo một cách dễ hiểu: khi bạn nói rằng sản phẩm của bạn rất tốt – đó là quảng cáo; khi bạn khiến người khác nói điều đó thay bạn – đó chính là PR.
Dưới đây là định nghĩa của Hiệp hội Quan hệ Công chúng Hoa Kỳ (PRSA) về PR:
“Quan hệ công chúng là một quá trình truyền thông chiến lược nhằm xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa các tổ chức và công chúng của họ.”
PR thuộc về kể chuyện kinh doanh. Các chuyên gia PR tạo ra các câu chuyện để hình thành các chiến lược PR thúc đẩy chương trình nghị sự của khách hàng của họ. Điều này có thể bao gồm từ việc bảo vệ, nâng cao hoặc xây dựng danh tiếng thông qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội hoặc các phương tiện truyền thông khác. Một người làm PR giỏi sẽ phân tích tổ chức, tìm ra những thông điệp tích cực và biến những thông điệp đó thành những câu chuyện tích cực. Khi có tin xấu, họ có thể xây dựng phản hồi tốt nhất và giảm thiểu thiệt hại, điều này còn được gọi là truyền thông khủng hoảng.
PR cho startup là gì?
Bây giờ, chúng ta cũng cần làm rõ: quan hệ công chúng cho các công ty khởi nghiệp (startup) là gì? Về cơ bản, đó là đưa bạn vào bối cảnh truyền thông để tạo ra một hình ảnh tích cực cho thương hiệu của bạn và khiến bạn trở thành người dẫn đầu tư tưởng trong ngành của mình. Lãnh đạo tư tưởng là hành động thúc đẩy một quan điểm mới mẻ hoặc độc đáo làm thay đổi nhận thức của công chúng. Nó có thể được coi là tương đương với việc xây dựng thương hiệu vì nó làm tăng khả năng hiển thị, tính hợp pháp và tính xác thực của một thương hiệu. Khi làm như vậy, bạn đã tạo cho thương hiệu một vị trí độc nhất trên thị trường, hoàn thành một trong những mục tiêu cuối cùng chính của PR.
Lãnh đạo tư tưởng
Mặc dù thường bị bỏ qua, nhưng lãnh đạo tư tưởng được coi là một thành phần cốt lõi trong tiếp thị. Khi xây dựng danh tiếng của bạn với tư cách là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình, việc tận dụng ý kiến của bạn với tư cách là một cá nhân hoặc đại diện của một công ty sẽ có trọng lượng lớn hơn và tăng cường ảnh hưởng của bạn trong toàn ngành.
Bằng cách trở thành người dẫn đầu dư luận, bạn định vị mình là người hiểu sâu sắc về ngành, lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu của khán giả và thị trường rộng lớn hơn. Với hơn 83% người mua thực tế tin rằng khả năng lãnh đạo có suy nghĩ sẽ tạo dựng niềm tin vào tổ chức, việc sử dụng chiến lược này có thể rất có giá trị đối với việc khởi nghiệp hoặc mở rộng quy mô.
Việc xem xét có bao nhiêu người sẽ tìm kiếm sản phẩm của bạn trước khi mua nó, hay chỉ nói trên trang web rằng sản phẩm của bạn rất tuyệt sẽ không hiệu quả. Người tiêu dùng cần và muốn thấy bạn tham gia vào cuộc thảo luận lớn hơn qua các liên kết giới thiệu đến trang web của bạn để xây dựng độ tin cậy vốn rất cần thiết để tạo ấn tượng tích cực lâu dài, và đó là động lực cuối cùng để tác động đến quyết định mua hàng.
Lãnh đạo tư duy là chiến lược xây dựng thương hiệu cho bản thân với tư cách là một tổ chức hoặc cá nhân có giá trị riêng biệt, bắt nguồn từ kiến thức chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về ngành của bạn.
PR hỗ trợ startup như thế nào?
Quan hệ công chúng có thể thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các công ty mới thành lập, và do đó PR nên là trọng tâm của startup, trong bất kỳ giai đoạn phát triển nào. Khi mọi người không hiểu tầm quan trọng của PR, họ sẽ không đầu tư tiền của mình vào việc hợp tác với các công ty PR. Tuy nhiên, PR cho các công ty khởi nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc đóng góp vào sự tăng trưởng chung và phát triển lâu dài trong tương lai.
Việc PR tốt cho các công ty khởi nghiệp về công nghệ có thể giúp định hình hình ảnh tích cực trước công chúng và thiết lập truyền thông xã hội và truyền thông truyền thống.
Điều này giúp cho các công ty khởi nghiệp nâng cao danh tiếng, và cuối cùng sẽ dẫn đến tăng trưởng tiền tệ và tăng doanh số bán hàng.
Trên thực tế, AirPR phát hiện ra rằng PR mang tới tỷ lệ chuyển đổi từ 10 đến 50 lần so với quảng cáo. Lời giải thích có khả năng là phần lớn người tiêu dùng tin tưởng nhiều hơn vào các phương tiện truyền thông lan truyền (earned media) so với quảng cáo truyền thống, vì các hình thức quảng cáo truyền thống đều do chính tổ chức thực hiện nên nó thường được coi là “tự quảng bá”.
Quan hệ công chúng đối với các công ty mới thành lập là một thành phần quan trọng đối với tổ hợp tiếp thị – Không có gì lạ khi các công ty mới thành lập tập trung vào phát triển sản phẩm hơn là phát triển khách hàng. Tuy nhiên, rủi ro lớn trong các công ty khởi nghiệp không phải là thất bại trong việc phát triển một sản phẩm mới, mà là thất bại trong việc tìm kiếm và phát triển đối tượng và khách hàng.
Dưới đây là danh sách các thách thức của startup mà PR có thể giải quyết:
PR cho startup có gì độc đáo?
Thông thường, các sáng kiến PR công nghệ khởi nghiệp cũng tương tự như các sáng kiến của các công ty đã thành lập, không tính đến sự khác biệt cơ bản giữa một công ty mới thành lập và một công ty đã thành lập. Không thể mong đợi kết quả tương tự từ một công ty khởi nghiệp so với các công ty đã có mặt trên thị trường trong nhiều năm, chẳng hạn như Apple, Amazon hay Facebook. Do đó, họ yêu cầu sự thay đổi trong chiến lược và cách thực hiện – một chiến lược PR cho các công ty mới thành lập nên có các mục tiêu dành riêng cho công ty khởi nghiệp.
Chẳng hạn, chiến lược này phải giải quyết các nhu cầu và thách thức của việc trở thành một công ty mới, bắt đầu bằng sự tập trung ngắn hạn và dài hạn vào việc tạo ra nhận thức về thương hiệu cũng như trở thành những nhà lãnh đạo tư tưởng. Khi một tổ chức không có lịch sử, việc nhận được các vị trí truyền thông ban đầu là một thách thức.
Tuy nhiên, bắt đầu với một phương tiện trống có thể mang đến cơ hội duy nhất để xây dựng danh tiếng của thương hiệu ngay từ đầu. Các công ty khởi nghiệp có thể làm điều này bằng cách làm rõ những gì họ muốn khán giả biết về họ, cách họ sẽ tạo ra sự khác biệt so với các công ty hiện có và cách họ sẽ gia tăng giá trị hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Theo nghĩa này, một công ty khởi nghiệp có lợi thế để điều hướng chiến lược PR của họ theo cách họ muốn được lắng nghe, nói cách khác, bạn có toàn quyền kiểm soát câu chuyện.
PR khác với các công ty khởi nghiệp vì họ đang bắt đầu với một phương tiện trống, do đó, các nỗ lực đang tập trung vào sự tăng trưởng ngắn hạn bên cạnh việc duy trì danh tiếng trong dài hạn.
Vai trò của một chuyên gia PR là gì?
Một chuyên gia quan hệ công chúng được đào tạo về phương tiện truyền thông có liên quan, qua đó giúp các công ty khởi nghiệp tìm các phương tiện truyền thông có liên quan để giới thiệu tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh của họ, đồng thời tìm đối tượng khác hàng phù hợp nhất. Thế giới quan hệ công chúng dành cho các công ty khởi nghiệp công nghệ có đường cong học hỏi thử và sai, do đó, điều quan trọng là các công ty khởi nghiệp của bạn nên tập trung vào việc tìm kiếm những gì phù hợp với mình và điều này sẽ xảy ra sớm hơn là muộn trong quá trình phát triển của công ty khởi nghiệp.
Công ty khởi nghiệp cũng như những người sáng lập của nó – nên đi theo con đường PR một mình. PR có nhịp độ riêng của nó, vì vậy đây có thể là một rủi ro. Điều tồi tệ nhất mà một công ty khởi nghiệp có thể làm là ra đi sớm và nhận được những lời chỉ trích tiêu cực. Điều này giống như việc bạn bị dính kẹo cao su vào giày, nó chỉ dính một lần và cuộc khủng hoảng truyền thông sẽ làm phát sinh những chi phí lẽ ra có thể tránh được.
Tóm lại, đây là những lợi ích của việc trở thành một công ty khởi nghiệp khi phát triển chiến lược PR:
Quy trình PR
Với sự hiểu biết về PR cho startup là gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu quá trình để làm PR thành công.
Quy trình PR như sau:
Xác định mục tiêu và giá trị của bạn
Nếu bạn đang học cách xây dựng chiến lược PR cho công ty khởi nghiệp, trước tiên bạn cần suy nghĩ về các yếu tố nền tảng của thương hiệu mình. Trước tiên, bạn nên tìm ra tuyên bố giá trị (value proposition), vốn là cốt lõi của thương hiệu. Đây là điểm bán hàng độc nhất (unique selling point) sẽ khiến bạn khác biệt với các đối thủ cạnh tranh. Tuyên giá trị phải dễ hiểu, vì vậy hãy cố gắng giải thích nó bằng một câu. Mẫu dưới đây do Adeo Rossi của Founder Institute tiên phong là một điểm khởi đầu tuyệt vời nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định tuyên bố giá trị!
[Tên công ty] phát triển để trợ giúp cho…
Một tuyên bố đơn giản sẽ giúp bạn tập trung phát triển nội dung nhất quán. Nó cũng sẽ giúp việc giải thích giá trị của công ty bạn với người tiêu dùng cũng như các nhà đầu tư trở nên dễ dàng hơn.
Xác định các mục tiêu của quan hệ công chúng cho các công ty khởi nghiệp và xác định các thông điệp chính là điều quan trọng để giúp bạn đi đúng hướng. Các mục tiêu khởi động có thể bao gồm: tăng lượng khách truy cập trang web đủ điều kiện, thu hút khách hàng mới hoặc xây dựng nhận biết thương hiệu (brand awareness). Khi đã có các mục tiêu rõ ràng, việc xây dựng một thông điệp mạch lạc và dễ tiếp cận được thiết kế để đạt được các mục tiêu của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Trước khi tiến xa hơn với công việc kinh doanh của mình, bạn cũng cần phát triển các giá trị cốt lõi (core value) và tuyên bố sứ mệnh (mission statement) của thương hiệu. Người tiêu dùng có vô số lựa chọn khi nói đến việc lựa chọn sản phẩm và dịch vụ, và họ muốn sắp xếp việc mua hàng của mình phù hợp với giá trị của chính họ. Như vậy, điều cần thiết là bạn hiểu mục đích của thương hiệu của bạn. Bạn đang cố gắng thay đổi điều gì? Sứ mệnh của bạn là gì? Bạn đang định hướng theo những nguyên tắc nào? Những điều này sẽ cho biết tính cách thương hiệu của bạn và cách bạn thể hiện bản thân khi giao tiếp với khán giả. Tại PRLab, chúng tôi gọi tổng số các yếu tố đó là “kinh thánh thương hiệu”, đây là tài sản quan trọng nhất mà thương hiệu của bạn có thể có vì nó quyết định tất cả các tài sản thương hiệu sẽ bao gồm như thế nào.
Dưới đây là một số ví dụ về các giá trị cốt lõi mà bạn có thể áp dụng vào hoạt động truyền thông của thương hiệu mình
Cùng với việc truyền đạt tới khán giả, những giá trị cốt lõi cũng có thể được tích hợp vào công việc truyền thông nội bộ của. Các giá trị cốt lõi cũng rất quan trọng trong việc tạo ra một công ty có động lực và thịnh vượng, với các nghiên cứu về người dùng Linkedin cho thấy 73% nhân viên làm việc có mục đích hài lòng với công việc của họ so với 64% những người không có mục đích.
Sáng tạo nội dung hấp dẫn
Câu chuyện thương hiệu là một phần, và có thể được nâng cao thông qua mọi phần nội dung bạn tạo ra. Nó cung cấp tiếng nói nhất quán trên nhiều nền tảng kỹ thuật số và cải thiện uy tín của bạn. Khi tạo nội dung, bạn cần đảm bảo rằng bất cứ thứ gì bạn tạo đều phù hợp với kinh thánh thương hiệu và nó phục vụ mục đích lớn hơn là chỉ tạo nội dung vì lợi ích của nó.
Một chiến lược nội dung thành công nên bao gồm cả nội dung theo mùa và nội dung thường xanh. Giả sử bạn điều hành một thương hiệu sô cô la, ngày lễ tình nhân có thể là một trong những ngày quan trọng nhất trong năm đối với thương hiệu của bạn và bạn nên chuẩn bị nội dung theo mùa. Đồng thời, sô cô la được tiêu thụ quanh năm nên nội dung thường xanh giúp đạt được mục tiêu SEO luôn phù hợp.
Dưới đây là một số cách bạn có thể tạo nội dung như một phần của chiến lược PR khởi nghiệp của mình:
Phương tiện truyền thông xã hội cung cấp những cơ hội lớn để thu hút và tương tác với các cộng đồng thích hợp theo những cách chưa từng có chỉ 10 năm trước. Các kênh truyền thông xã hội này nên được sử dụng như một phần trong chiến lược truyền thông xã hội vì chúng có khả năng tối đa hóa tác động của các vị trí truyền thông bằng cách khiến chúng tiếp cận trực tiếp đối tượng mục tiêu.
Ngoài việc tham gia thảo luận trên các kênh phương tiện truyền thông xã hội truyền thống (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, v.v.), hãy cân nhắc tận dụng các trang web đánh dấu trang xã hội như Growth Hackers, Inbound.org, Reddit, StumbleUpon và Quibb. Các nền tảng này cung cấp những phương thức tuyệt vời để các công ty khởi nghiệp xây dựng cộng đồng, tạo các cuộc thảo luận và mở rộng phạm vi tiếp cận các vị trí PR của bạn.
Một trong những cách thành công và hiệu quả nhất mà chúng tôi đã thu hút được sự đưa tin từ báo chí là thông qua việc chia sẻ dữ liệu mới bằng cách tiến hành nghiên cứu. Các nhà báo đang tìm kiếm các góc độ, nhưng họ cũng đang tìm kiếm dữ liệu và thông tin chi tiết mới. Khi bạn là một người khởi nghiệp, bạn sẽ luôn cố gắng thúc đẩy và quảng cáo các sản phẩm và dịch vụ của công ty mình, nhưng đôi khi bạn không thể chỉ quảng cáo những gì bạn làm và bạn là ai, mà bạn còn cần thể hiện giá trị của mình bằng một cách mới lạ.
Đây là nơi nghiên cứu ngành xuất hiện. Thay vì chia sẻ giá trị của dịch vụ thực tế, mục đích của bạn là chia sẻ thông tin thú vị và có liên quan về ngành mà bạn đang tham gia. Nghiên cứu của bạn có thể khá rộng trong lĩnh vực thích hợp của công ty bạn. Thông thường, điểm khởi đầu tốt là tìm dữ liệu về xu hướng, điểm yếu hoặc bất kỳ tin tức nào khác ảnh hưởng đến ngành của bạn. Sau đó, nghiên cứu này có thể được biến thành một bài quảng cáo chiêu hàng trên báo chí, hoặc thậm chí là một báo cáo ngành. Miễn là nó vẫn là nghiên cứu nghiêm túc, không thiên vị, nó sẽ được coi là xác thực và có thẩm quyền.
Khi bạn cung cấp nghiên cứu, bạn thiết lập uy tín và xây dựng danh tiếng với tư cách là một nhà lãnh đạo tư tưởng, điều này sẽ chỉ giúp bạn được đưa tin nhiều hơn trong ngành của mình. Thông điệp trung lập của nghiên cứu cũng cho phép bạn chia sẻ nó với nhiều cửa hàng trong ngành của bạn, cũng như trên một số thị trường khác mà nghiên cứu có thể quan tâm.
Nghiên cứu sản xuất cho thấy rằng việc bạn đầu tư vào ngành của mình, với những hiểu biết sâu sắc (insights) và “điểm đau” (pain points) mà bạn thảo luận sẽ định vị bạn như một nhà lãnh đạo tư tưởng. Điều quan trọng là tập trung vào bối cảnh lớn hơn chứ không phải chỉ dịch vụ & sản phẩm của riêng bạn.
Nghiên cứu ‘về người dùng’ rất giống với nghiên cứu ‘trong ngành’ vì nó cũng cho phép bạn chia sẻ với nhiều đối tượng và nó sẽ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo tư tưởng về một chủ đề nhất định trong lĩnh vực của bạn. Bạn có thể phân tích dữ liệu của người dùng trong chính công ty của mình hoặc từ những khách hàng sử dụng sản phẩm và tìm ra các mẫu hành vi theo thời gian. Nghiên cứu này có thể được biến thành dữ liệu mới và sâu sắc cho ngành và bạn có thể giới thiệu nó với báo chí.
Thông thường, bạn có thể sử dụng nghiên cứu được thực hiện trong ngành hoặc với người dùng vào việc tự tạo câu chuyện và xem liệu các ấn phẩm đó có thể làm blog dành cho khách hay không, thay vì chỉ cung cấp dữ liệu cho báo chí. Điều tối quan trọng cần nhớ với chiến thuật này là không tự quảng cáo. Bạn sẽ có thể làm điều này trong câu chuyện với dòng tên tác giả của mình, nơi bạn có thể đặt liên kết đến công ty. Bằng cách giữ thái độ trung lập với blog khách hàng, bạn có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ với các biên tập viên.
Trong PR, điều này rất quan trọng vì bạn đang tăng thêm giá trị cho các chủ đề trong ngành của mình bằng cách chia sẻ những bài báo đáng chú ý này với các ấn phẩm. Các biên tập viên sẽ coi bạn là một nguồn thông tin đáng để lắng nghe; bạn đang xây dựng danh tiếng và thương hiệu với tư cách là một nhà lãnh đạo tư tưởng. Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi sự kiên nhẫn và cần có thời gian. Các biên tập viên rất kén chọn ngay từ đầu. Vì vậy, duy trì tính trung lập, có liên quan và nhiều thông tin là điều rất quan trọng.
Các blog của khách là một cách hay để được giới thiệu trong các ấn phẩm mới và mở rộng phạm vi tiếp cận trong ngành.
Các ý kiến được gửi đến các biên tập viên. Chúng ngắn, khoảng 300-600 từ và nhằm truyền đạt ý kiến của bạn về các vấn đề thời sự ảnh hưởng đến ngành của bạn. Đây là một thị trường nhỏ hơn để doanh nghiệp của bạn có được phạm vi bảo hiểm. Tuy nhiên, có thể nói nếu nó được chia sẻ với các phương tiện biên tập, nó có thể cung cấp cho bạn một nền tảng để rao giảng. Bằng cách này, bạn có thể gây ảnh hưởng đến ngành của mình và tạo nên tên tuổi cho công ty.
Newsjacking là quá trình thêm ý kiến hoặc suy nghĩ của bạn vào một câu chuyện tin tức nóng hổi. Về cơ bản, bạn đang “cõng” những tin tức đang thịnh hành để khiến mình được chú ý. Để làm cho nó hoạt động, bạn phải hiểu cách thức và thời điểm thông tin và chủ đề sẽ trở nên nổi bật hoặc bắt đầu thịnh hành. Đến newsjack vào đúng thời điểm có nghĩa là bạn phải đưa ra ý kiến hoặc suy nghĩ của mình vào đúng thời điểm, tức là trước khi tin tức đạt đến đỉnh điểm. Đây là một kỹ thuật tốt để có được mức độ phù hợp và sẽ có ích cho nhận diện thương hiệu của bạn (brand recognition) vì bạn đang tham gia vào các cuộc trò chuyện xã hội lớn hơn.
Newsjacking là quá trình sử dụng các tin tức thịnh hành để tương tác với các cuộc trò chuyện xung quanh thương hiệu.
Viết thông cáo báo chí
Không có lối tắt và không có câu trả lời cụ thể khi nói đến PR cho các công ty khởi nghiệp công nghệ. Bạn là người khởi nghiệp mới với một đội ngũ tương đối xa lạ, vì vậy đã đến lúc phải sáng tạo và thực sự đưa bản thân và công ty mới thành lập của bạn ra bên ngoài. Bạn có một câu chuyện để kể sẽ truyền đạt các giá trị của bạn, nhưng bây giờ là lúc đưa nó lên phương tiện truyền thông. Điều này được thực hiện bằng cách viết một thông cáo báo chí. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là thông cáo báo chí chỉ hữu ích khi bạn có những tin tức đáng chú ý xảy ra trong nội bộ và đáng để chia sẻ với các nhà báo.
Có thể bạn đang thắc mắc rằng những tin tức của bạn có đáng giá khi chia sẻ với các nhà báo hay không?
Đừng lo lắng, chúng tôi đã bảo vệ bạn, hãy sử dụng bảng phân tích bên dưới để xác định xem tin tức của bạn có đáng để chia sẻ hay không:
Thông cáo báo chí của bạn sẽ được chia sẻ với các nhà báo và ấn phẩm tin tức, và do đó cần phải được viết theo phong cách báo chí. Cách tốt nhất để suy nghĩ về điều này là sử dụng Kim tự tháp ngược, một phép ẩn dụ được các nhà báo sử dụng để sắp xếp và ưu tiên thông tin. Điều này có nghĩa là bản trình bày của bạn có thông tin đáng chú ý nhất, trước khi chuyển sang các chi tiết quan trọng khác và sau đó là thông tin chung.
Bạn nên viết thông cáo báo chí của mình ở ngôi thứ ba và vượt qua ranh giới mong manh giữa tự quảng cáo và sự thật rõ ràng. Nó phải ngắn gọn, khoảng 400 từ hoặc một trang A4 và ngôn ngữ phải được nhắm mục tiêu để thu hút và duy trì sự chú ý của giới truyền thông. Luôn chia sẻ nó trong nội dung email của bạn và không bao giờ được đính kèm dưới dạng PDF vì PDF không cho phép sao chép.
Bạn luôn bắt đầu thông cáo báo chí của mình với tiêu đề. Đây là những gì nhà báo sẽ đọc đầu tiên. Nó là phần không thể thiếu nhất của toàn bộ tài liệu. Chỉ trong một vài từ, bạn phải tóm tắt những điểm chính và phải thu hút người đọc đủ để tiếp tục đọc. Hãy nhớ rằng, những từ này sẽ quyết định liệu một nhà báo có mở email của bạn hay không, phải đáng tin cậy. May mắn thay, có nhiều cách để tối đa hóa hiệu quả của dòng tiêu đề của bạn. Một mẹo là tập trung vào dữ liệu.
Bằng cách sử dụng dữ liệu, bạn có thể có chiến lược với nội dung của mình. Một số điểm dữ liệu cần chú ý là: mọi người đang tìm kiếm điều gì khi họ xem nội dung liên quan? Có bao nhiêu người đang làm như vậy? Họ đến từ đâu? Loại tìm kiếm từ khóa này sẽ giúp bạn sàng lọc thông tin sai lệch và tìm ra những từ thuyết phục, hấp dẫn nhất để sử dụng trong dòng tiêu đề.
Sau tiêu đề, bạn có đoạn đầu tiên của thông cáo báo chí, được gọi là phần mở đầu. Nó cũng cực kỳ quan trọng. Đây là lúc bạn nên áp dụng góc độ câu chuyện của mình, hay còn gọi là ‘cái móc’, mang đến cho người đọc điều gì đó cần quan tâm. Một lần nữa, điều này đề cập đến khía cạnh đáng chú ý trong thông báo của bạn.
Nó nên bắt đầu với thời gian và địa điểm mà sự kiện hoặc câu chuyện sẽ xảy ra. Trong đoạn văn ngắn này, 5W từ kim tự tháp (What – When – Where – Who – Why) cần được trả lời. Bằng cách này, bạn cũng đang cung cấp cho nhà báo hoặc độc giả những thông tin quan trọng mà họ cần để quan tâm, nhưng cũng để họ có thể tự mình thu thập thông tin đó.
Tiếp theo, bạn phải viết các đoạn thân bài. Trong phần này, bạn nên đặt mục tiêu dự đoán và trả lời các câu hỏi mà một nhà báo có thể đặt ra về thông báo mà bạn đưa ra cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện của công ty mình. Chìa khóa ở đây là đảm bảo rằng bạn không quảng cáo với nhà báo và điều đó không nên có vẻ quá thiên về quảng bá.
Bạn đang cố gắng giải thích rằng những gì bạn đang nói là phù hợp và đủ quan trọng để chia sẻ. Một lần nữa, bạn phải nhớ các yếu tố đáng tin cậy. Đối với phần này, nó là nổi bật để sử dụng dấu ngoặc kép. Nó nhân bản hóa câu chuyện và nhắc lại đặc điểm đáng chú ý trong câu chuyện của bạn. Khi bạn sử dụng các câu trích dẫn, hãy đảm bảo rằng câu trích dẫn đó hỗ trợ cho câu chuyện và nghe có vẻ giống người nói câu đó.
Sau đó, bạn nên gửi thông cáo báo chí của mình với một mô tả ngắn gọn về công ty, vấn đề và lý do cho thông cáo báo chí. Nó đôi khi được gọi là “ lời kêu gọi hành động” (CTA). Khuyến khích nhà báo tìm hiểu thêm hoặc đóng vai trò tích cực hơn. Trong phần này, bạn nên thêm tất cả thông tin liên hệ của bạn và những người khác mà nhà báo có thể cần liên lạc để phát triển câu chuyện thành ấn phẩm của họ.
Bây giờ, ở phần cuối của thông cáo báo chí, bạn nên thêm một bản soạn sẵn. Một bản tóm tắt sẽ nêu chi tiết ngắn gọn về công ty hoặc tổ chức liên quan đến thông cáo báo chí. Nó sẽ ngắn gọn và liệt kê tên công ty, tuyên bố sứ mệnh, thời gian thành lập và một bản tóm tắt nhỏ về những gì công ty đang làm ngày hôm nay để đáp ứng tuyên bố sứ mệnh đã nêu.
Bây giờ bạn đã viết thông cáo báo chí của mình, đã đến lúc bắt đầu giới thiệu nó cho các nhà báo. Điều quan trọng cần nhớ là mỗi ngày, một phóng viên hoặc nhà báo nhận được rất nhiều bản trình bày. Do đó, điều bắt buộc là thông cáo báo chí của bạn phải nổi bật đối với họ và bạn giải thích lý do tại sao họ thấy nó thú vị. Để làm được điều này, bản trình bày của bạn cần phải có những phẩm chất sau.
Các nhà báo yêu thích sự kết nối. Để thành công với bản trình bày của bạn, người đọc phải cảm thấy kết nối với những gì bạn đang cung cấp. Được rồi, vậy là bạn cực kỳ hào hứng với phần mềm GPS mới của công ty mình, nhưng điều gì khiến bạn nghĩ rằng những người khác cũng sẽ quan tâm như vậy? Bất kể doanh nghiệp của bạn đang làm gì hay tạo ra điều gì, câu chuyện mà bạn đang kể phải có ý nghĩa đối với độc giả của mình. Tập trung vào câu chuyện mà bạn đã xây dựng hơn là công ty của bạn và danh tiếng của nó như là nguồn chú ý chính (mặc dù đó là mục tiêu).
Cung cấp bối cảnh là một bước quan trọng trong quan hệ công chúng cho các công ty khởi nghiệp. Hãy nghĩ lại các yếu tố kể chuyện: siêu anh hùng của thương hiệu bạn là ai? Bạn đang giải quyết mâu thuẫn gì? Những câu hỏi này cung cấp các bối cảnh thú vị thể hiện giá trị thương hiệu.
Bối cảnh này rất quan trọng vì các nhà báo không nhất thiết phải quan tâm đến công ty của bạn, mà quan tâm nhiều hơn đến câu chuyện bạn đang chia sẻ. Để đảm bảo rằng bản trình bày của bạn khơi dậy trí tò mò, bạn phải kết hợp yếu tố điều tra. Bài trình bày nên bao gồm một câu hỏi đã được kiểm tra, một chủ đề rõ ràng và điều gì đó xảy ra trong câu chuyện để thu hút sự quan tâm đến việc khám phá thêm về sản phẩm của bạn.
Rất có thể những gì bạn đang trình bày đều đã được quảng cáo trước đó. Giọng kể chuyện của bạn phải truyền cảm rằng tư duy đổi mới này thực sự độc đáo. Việc làm nổi bật những điểm khác biệt khiến câu chuyện của bạn khác biệt với những câu chuyện khác là điều tối quan trọng. Góc nhìn mới mà bạn đang cung cấp về chủ đề này là gì? Tìm hiểu điều gì đó mới là một chiến thuật hấp dẫn để đảm bảo khán giả của bạn thu nhận được điều gì đó từ câu chuyện.
Đảm bảo rằng bản trình bày có nội dung gốc về bất kỳ chủ đề nào. Hãy sử dụng một nền tảng chia sẻ chuyến đi. Chúng đã tồn tại được một thời gian, với mục đích để có được một chuyến đi giá rẻ mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, từ kinh nghiệm trước đây của bạn với tư cách là phụ nữ, bạn đã thấy mình rơi vào tình huống không an toàn khi sử dụng các ứng dụng hiện có. Để chống lại điều này, bạn vừa tung ra một nền tảng trình chiếu mới với các tính năng an toàn được cải thiện. Khi trình bày câu chuyện về buổi ra mắt của mình, bạn phải tự hỏi: Đâu là câu chuyện kể? Làm thế nào để câu chuyện này khác biệt với đối thủ cạnh tranh? Nếu bạn có thể trả lời những câu hỏi này, tức là bản trình bày của bạn đã mang tính nguyên bản.
Có hai đối tượng chính mà bạn phải ghi nhớ khi viết bài PR. Nếu bạn có thể cân nhắc cả hai nhóm độc giả này, bài thuyết trình của bạn sẽ có cơ hội được chọn để xuất bản cao hơn.
Đối tượng đầu tiên là nhà báo — đây có vẻ là một câu trả lời hiển nhiên nhưng thường bị bỏ qua. Một nhà báo có nhiều khả năng sẽ chọn bài viết của bạn nếu nó được thiết kế riêng cho họ. Một bản trình bày mà bạn đã gửi tới 5 cơ quan báo chí khác thiếu tính cá nhân hóa sẽ dễ dàng được xác định là sao chép và dán và mang tính chung chung. Bản trình bày của bạn phải phù hợp với phong cách và mục đích của những gì nhà báo viết trên đó.
Đối tượng thứ hai là những người sẽ đọc bài báo khi nó được viết và xuất bản. Điều quan trọng là phải thực hiện rất nhiều nghiên cứu về ấn phẩm mà bạn đang quảng cáo và hiểu loại độc giả mà nó thu hút. Cơ quan báo chí đang tìm kiếm nội dung phù hợp với thông điệp họ muốn gửi, cho dù đó là xu hướng hay thể loại. Đưa ra một câu chuyện mà bạn tưởng tượng là có liên quan đến độc giả của cửa hàng này. Trong thời điểm mà khoảng thời gian gây sự chú ý ngắn hơn bao giờ hết, 68% người tiêu dùng có xu hướng đầu tư thời gian vào việc đọc nội dung của một công ty mà họ quan tâm, điều này càng chứng tỏ tầm quan trọng của việc phục vụ thông tin liên lạc của bạn tới khán giả và nền tảng mà bạn đang trình bày.
Đặt bản trình bày của bạn trong bối cảnh có liên quan và toàn cầu, với nhận thức về các yếu tố có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến sản phẩm của bạn. Điều này sẽ không chỉ làm cho câu chuyện của bạn phù hợp với thời điểm hiện tại và cho thấy rằng suy nghĩ của công ty bạn là phản xạ. Lauren Reed, người sáng lập Reed Public Relations, đã nói về tầm quan trọng của việc nâng cao nhận thức về sự hiện diện của thương hiệu và bối cảnh “Cách các thương hiệu xuất hiện trên thế giới trong thời kỳ đại dịch này có thể tác động đến cách mọi người nhìn nhận chúng trong nhiều năm tới, cả tốt lẫn xấu”.
Mọi người muốn các công ty tuân theo la bàn đạo đức của họ, vì vậy nếu câu chuyện của bạn nói về “tại sao mọi người nên đăng ký dịch vụ làm vườn của bạn” trong thời kỳ hạn hán quốc gia, bạn có thể muốn đánh giá lại góc nhìn của mình. Vào cuối ngày, viết một bài pitch là cách giải thích lý do tại sao câu chuyện của bạn nên được chia sẻ. Bài pitch càng có mục đích và mục tiêu, lập luận của bạn sẽ càng mạnh mẽ và tăng khả năng được xuất bản. Miễn là bạn tạo một bài pitch hấp dẫn và phù hợp với người và hãng tin tức mà bạn đang tìm hiểu, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy cách xuất bản phù hợp.
Bạn có thể làm theo cấu trúc này khi tạo bài pitch:
Kịch bản > Vấn đề > Giải pháp >Tài nguyên
Kịch bản:
Đặt một số bối cảnh vào câu chuyện của bạn và thu hút nhà báo trên cùng một trang. Tại sao bạn viết pitch? Điều này có thể trông giống như:
Trong vài năm qua, các công ty đã tìm kiếm các giải pháp thay thế cho các cuộc đánh giá hiệu suất đáng sợ hàng năm.
Vấn đề:
Ở đây bạn nên chỉ ra những sai sót của kịch bản đã được đề cập ở trên.
Trên thực tế, mọi người ghét đánh giá hiệu suất hàng năm, theo nghiên cứu, chúng là lý do tại sao hầu hết nhân viên cảm thấy thảnh thơi tại nơi làm việc.
Giải pháp:
Đây là nơi bạn có thể nói về những gì bạn hoặc thương hiệu của bạn đang làm để giải quyết vấn đề nêu trên.
Do đó, chúng tôi đã tạo ra Impraise, một giải pháp phản hồi theo thời gian thực thay thế đánh giá hiệu suất hàng năm bằng một nền tảng cho phép nhân viên đưa ra phản hồi theo thời gian thực cho nhau.
Tài nguyên:
Phần này thường bị các chuyên gia PR bỏ qua, nhưng để tăng cơ hội câu chuyện của bạn được nhà báo chọn, bạn nên cân nhắc nghiêm túc việc cung cấp các nguồn lực có thể tham gia vào câu chuyện, chẳng hạn như Giám đốc điều hành của giải pháp mà bạn đang quảng cáo hoặc một nhà nghiên cứu trong lĩnh vực của câu chuyện.
Kiểu dáng:
Không quá 3 đoạn văn trong phần thân của email với nguồn trích dẫn của bạn. Đừng quên thêm một tiêu đề hấp dẫn vào bài pitch để tăng cơ hội được chọn.
Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách hoàn thiện bài pitch của mình, chúng tôi khuyên bạn nên đọc hướng dẫn của chúng tôi trên phương tiện pitching truyền thông.
Làm việc với một cơ quan PR
Mặc dù hướng dẫn này nhằm giúp bạn phát triển chiến lược PR của riêng mình, nhưng có những lợi ích khi làm việc với một công ty PR công nghệ cho các công ty khởi nghiệp. PR là một quá trình tốn thời gian và việc thuê công ty bên ngoài có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, cho phép bạn tập trung phát triển các khía cạnh khác trong doanh nghiệp của mình .
Chọn công ty PR phù hợp cho công ty khởi nghiệp hoặc mở rộng quy mô của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Điều quan trọng là phải kiên nhẫn và chọn lọc trước khi bắt đầu làm việc với một nhóm PR mới. Dưới đây là một số mẹo để chọn một công ty PR nếu bạn muốn đi theo con đường đó.
Suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được từ một chiến lược PR. Một cơ quan PR có thể cung cấp các dịch vụ sau: quản lý khủng hoảng, quan hệ truyền thông, truyền thông xã hội, viết bài phát biểu, thông cáo báo chí, lập kế hoạch sự kiện, tiếp cận cộng đồng, nghiên cứu thị trường, đào tạo truyền thông, sáng tạo nội dung hoặc viết quảng cáo nội bộ. Biết những gì bạn muốn đạt được sẽ giúp bạn chọn một cơ quan PR và tóm tắt cho họ.
Việc biết những mục tiêu này cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách bạn sẽ phân bổ cho cơ quan PR và quy mô của cơ quan mà bạn sẽ làm việc cùng.
Khi bạn và nhóm của bạn đã quyết định ngân sách, hãy bắt đầu hỏi các đồng nghiệp đã từng làm việc với các cơ quan PR trước đây để biết các đề xuất. Đôi khi việc thử và sai của họ với các cơ quan khác nhau sẽ đẩy nhanh quá trình của chính bạn. Ngoài ra, hãy hỏi kinh nghiệm; có thể một công ty PR không phù hợp với họ có thể phù hợp với bạn.
Ngoài ra, nghiên cứu các cơ quan PR có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn, quen thuộc với ngành của tổ chức bạn đã là một bước đi đúng hướng. Để họ hiểu họ đang tiếp thị cho ai sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi thông báo cho họ về kỳ vọng. Nó cũng giúp họ chiếm thế thượng phong khi hiểu được đối tượng mục tiêu của bạn. Điều này có thể không cần thiết nhưng nó chắc chắn có lợi.
Loại chỉ số tốt nhất là những câu chuyện thành công của các cơ quan PR. Nếu không dễ tiếp cận, hãy yêu cầu cơ quan cung cấp các nghiên cứu tiêu biểu của họ. Nghiên cứu tình huống là một cách tốt để các cơ quan PR chứng minh những kết quả hữu hình mà họ có thể mang lại. Một cơ quan với các nghiên cứu điển hình thành công xứng đáng được bạn quan tâm; nếu bạn ngưỡng mộ công việc của họ, rất có thể bạn sẽ muốn được làm việc với họ. Tìm kiếm các nghiên cứu tiêu biểu chứng minh một số kết quả có thể phân phối, chẳng hạn như rất nhiều phương tiện truyền thông và báo chí đưa tin.
Các cơ quan PR tốt muốn trở thành tài sản cho tổ chức của bạn và sẽ đánh giá cao các câu hỏi và mối quan tâm của bạn. Các câu hỏi sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mà cả bạn và công ty quyết định xem bạn có phù hợp với nhau hay không.
Hãy xem xét những câu hỏi sau đây để giúp bạn chọn một cơ quan PR
Khi bạn đã thu hẹp lựa chọn của mình, bạn nên hỏi xem liệu bạn có thể thuê họ một lần có tính phí hay không. Yêu cầu họ cho tỷ lệ. Điều này cực kỳ có lợi khi thực hiện trong giai đoạn cuối của quá trình lựa chọn vì nó cho bạn cảm nhận thực sự về loại công việc mà họ sẽ giao. Điều quan trọng cần xem xét là số tiền bạn sẵn sàng chi cho các thử nghiệm cơ bản một lần này, nó quay trở lại việc lập ngân sách. Một ví dụ về nhiệm vụ có thể là yêu cầu họ cung cấp quảng cáo chiêu hàng và danh sách phương tiện truyền thông cho một sự kiện cụ thể. Tất nhiên, nhiệm vụ này phụ thuộc vào những gì bạn muốn kiểm tra.
Những người của cơ quan PR tham dự cuộc họp đầu tiên có thể là giám đốc điều hành cấp cao không nhất thiết phải xử lý tài khoản của bạn. Những giám đốc điều hành cấp cao này sẽ thực hiện một công việc tuyệt vời là bán đại lý và dịch vụ của họ—họ đóng vai trò là đại sứ thương hiệu. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn yêu cầu được gặp những người thực sự sẽ làm việc trực tiếp với bạn trong các công việc hàng ngày. Vì lý do này, điều quan trọng hơn là phải gây ấn tượng với các giám đốc điều hành cấp dưới bởi vì chính họ là những người sẽ thực hiện phần lớn công việc cho tổ chức của bạn. Một cách hay để đánh giá điều này là mời họ đi uống cà phê, khung cảnh giản dị này sẽ giúp bạn có cảm giác chân thật hơn.
Nghiên cứu kỹ lưỡng các mối quan hệ cộng tác của bạn để đảm bảo rằng chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, cả với tư cách là một thương hiệu khác và cá nhân bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải biết giá trị, mục tiêu và kỳ vọng của mình là gì.
Kết luận
Quan hệ công chúng cho các công ty khởi nghiệp là một khía cạnh quan trọng của tiếp thị cần được đầu tư, hoặc chính bạn hoặc với sự trợ giúp của một cơ quan PR. Là một công ty khởi nghiệp công nghệ, PR đóng vai trò vô giá trong việc nâng cao nhận thức về thương hiệu và khẳng định bản thân trong ngành của bạn. Bài hướng dẫn này đã giải thích những lợi thế độc đáo của chiến lược PR cho công ty khởi nghiệp và quy trình bạn có thể làm theo để thương hiệu của mình được nhắc đến trên các phương tiện truyền thông; bên cạnh đó là tạo ảnh hưởng để bạn trở thành một nhà lãnh đạo tư tưởng.
Bạn cũng nên có ý tưởng về cách tiếp cận một công ty PR và những lợi ích khi làm việc với một công ty đó. PRLab có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ PR, vì vậy đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn muốn bắt đầu phát triển doanh nghiệp của mình ngay hôm nay.
Nguồn: Trung tâm NC&PT hội nhập KH&CN quốc tế Liên kết nguồn tin và Dịch từ Cổng thông tin truyền thông khởi nghiệp PRLAB
https://prlab.co/blog/the-ultimate-guide-to-public-relations-for-startups/
Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *
Bình luận
Tên *
Thư điện tử *
Trang web
